Céges portréfotózás adatkezelése — milyen hozzájárulásokat érdemes tisztázni?
Egy belső névjegyzék, egy nyilvános csapatoldal és egy toborzási kampány három külön felhasználás. A céges portréfotózás előtt érdemes leírni, melyik képet hol szeretnétek megjelentetni, és ki kezeli a fotókat az átadás után.
A fotózás előkészítésekor a HR-rel, a kommunikációs csapattal és a fotóssal érdemes közös felhasználási listát készíteni. Az adatkezelés jogalapját és a szükséges nyilatkozatokat az adott felhasználásra nézve tisztázzátok az adatvédelemért felelős kollégával vagy jogásszal.
Mit tisztázzatok a portrék elkészítése előtt?
Az azonosítható munkatársról készült portré személyes adat. A felhasználásnál külön kérdés a képmáshoz fűződő jog és az adatkezelés jogalapja. A képmás elkészítésére és felhasználására vonatkozó főszabályt a Ptk. 2:48. §-a tartalmazza. Az adatkezelés jogalapjairól és a tájékoztatásról a GDPR 6. és 13. cikke rendelkezik.
Az adatkezelő és az adatfeldolgozó szerepét a tényleges feladatok alapján tisztázzátok. A megállapodásban legyen meg, ki dönt a képek felhasználásáról, ki kap hozzáférést, és kihez fordulhatnak a munkatársak.
Milyen hozzájárulásokat érdemes előre tisztázni?
Írjátok össze a tervezett felületeket és célokat. Ezek alapján lehet eldönteni, milyen tájékoztatásra és dokumentációra van szükség.
Belső névjegyzék, intranet és céges bemutatók.
Nyilvános csapatoldal és karrieroldal.
Sajtóanyag, közösségi média és fizetett toborzási kampány.
Nyomtatott kiadványok és külső partnereknek átadott képek.
A munkatársak előre kapjanak világos tájékoztatást a képek felhasználásáról és a kapcsolattartóról. Ha a felhasználás adatvédelmi jogalapja hozzájárulás, a visszavonás módja is legyen egyértelmű.
Két üzleti portré eltérő képkivágással. Egy belső címtárban elég lehet egy szorosabb portré. Egy nyilvános bemutatkozásnál előre tisztázzátok, melyik felületre kerül a kép.
Hogyan kezeljétek a munkatársak döntését?
Munkahelyi helyzetben különösen fontos a valódi választási lehetőség. Az Európai Adatvédelmi Testület hozzájárulási iránymutatása szerint a munkaviszonyban fennálló függés miatt a hozzájárulás önkéntessége gyakran kérdéses. Egy aláírt nyilatkozat mellett is vizsgálni kell az adott felhasználást és a döntés körülményeit.
HR-nek és arculatfelelősnek előre kell kommunikálnia a célokat: ha például a képeket külső partner is felhasználhatja, ezt a dolgozónak tudnia kell. A fotós és a cég képviselője közötti megállapodást érdemes írásban rögzíteni, így tiszta a felelősség megoszlása.
Ha bizonytalanok vagytok a gyakorlati folyamattal kapcsolatban, érdemes szakmailag átbeszélni a részleteket. Erről hasznos lehet elolvasni a céges képek kiválasztásáról szóló útmutatót is, ahol a döntéshozatal és jó gyakorlatok találhatók: Céges portrék kiválasztása: ki döntsön a végleges képekről?
Gyakorlati kérdések: képek átadása, tárolás és hozzáférés
Egyeztessétek, hol lesz az átadási galéria, meddig él a hozzáférés, és ki töltheti le a képeket. Egy nyilvános csapatoldalra szánt válogatás és a teljes előválogatás hozzáférése külön kezelhető.
Ha külső weboldalra kerülnek a fotók, beszéljétek meg, ki felel a metaadatok (pl. alt-szöveg) kezeléséért és a személyes adatok minimális nyilvánosságának biztosításáért. Erről további tippeket találsz abban a cikkben is, amely a profi fotós választásának szempontjait mutatja: Üzleti portré fotózás Budapest: hogyan válassz fotóst?
A szoros fej–váll kivágás jól használható kis profilképként. Átadáskor a fájl elnevezése is segíthet elkülöníteni a belső névjegyzékbe szánt változatot.
Mit érdemes rögzíteni a fotószerződésben?
A következő pontok praktikusak és konkrétan használhatók a szerződésben vagy megrendelőlapon:
Felhasználási célok és felületek, a külső partnerekkel való megosztást is beleértve.
Az adatkezelésért és az érintetti kérésekért felelős kapcsolattartó.
Hozzáférés, biztonságos átadás, megőrzés és a hozzáférés lezárása.
A válogatás, a retusálás és az átadandó fájlok köre.
Egy gyakorlati példa: ha valaki távozik a cégtől, legyen kijelölt felelőse a csapatoldal frissítésének és a korábbi felhasználások átnézésének. Az egységes képkivágásról és megjelenésről a vezetői és munkatársi fotókról szóló útmutató ad további ötleteket.
Gyors ellenőrző lista céges fotózás előtt
Soroljátok fel, hol jelennek meg a portrék.
Ellenőrizzétek a képmás és az adatkezelés feltételeit az adott célokra.
Tájékoztassátok a munkatársakat, és jelöljétek meg a kapcsolattartót.
Rögzítsétek, ki kapja meg a képeket és meddig fér hozzájuk.
Beszéljétek meg, ki intézi a képcserét vagy az érintetti kéréseket.
